Este 2017, Atecna cumple 20 años de vida y Navarra Capital ha estado con su gerente, Gorka Lacunza, socio principal y fundador junto con Fernando Iribarren. En el año 1997, después de haber estudiado Empresariales, decidieron montar una compañía dedicada a almacenar, gestionar y custodiar el archivo de las empresas que tenían problemas de espacio, es decir, mucho volumen de papel que obstaculiza el archivo vivo.
Aunque la compañía que inauguraban estaba pensada para un mundo de papel cien por cien, en el 98 ya consiguieron su primer cliente de digitalización, “éramos capaces de coger ese archivo físico, transformarlo en un archivo digital y disponerlo para que el cliente accediera a él”. Y así fueron avanzan adaptándose a las necesidades de las empresas e innovando según su visión estratégica.
En la actualidad, Atecna implanta sistemas avanzados de gestión documental y ofrece un servicio integral que abarca desde la recogida, organización y custodia de archivos físicos, hasta la digitalización y gestión.
CUESTIÓN DE CONFIANZA
Al hacer memoria de su historia, Gorka Lacunza reconoce que los inicios fueron muy duros, porque nadie se fiaba de la viabilidad de su proyecto: “En AIN y en CEIN nos dijeron que era un negocio que no tenía mucho recorrido. Nosotros mismos tampoco lo veíamos claro, porque nuestro plan de viabilidad estaba en rojo. Pero confiábamos en este servicio y nos lanzamos a él”.
Al principio lo pasaron mal: “Nos daban palmadas en la espalda diciendo que era una negocio muy bueno, pero que no nos iba a dar nadie la documentación” y tenían parte de razón, “pues se necesita depositar mucha confianza en alguien que te va a dejar que le guardes toda la documentación de su empresa”. Sin embargo, algo debieron aportar estos socios al negocio cuando alguien, un día, decidió confiar en ellos: “No sé cómo pasó, pero la primera empresa que confió en nosotros fue Ultracongelados Virto a quien guardamos sus documentos y un día nos dijo: ‘queremos que nos digitalicéis las facturas’. No sé porqué pasó aquello, pero hoy seguimos trabajando con Virto, custodiando, digitalizándoles e implantándoles servicios con un valor añadido en tecnología muy potente. De hecho, hoy hemos cerrado con ellos un nuevo proyecto de distribución automática de documentos firmados y encriptados”.
Ese fue el inicio de un camino que emprendieron con ilusión y que continúan de la misma forma: mucha energía, muchas ganas de adaptarse continuamente y, lo más importante, un gran sentido del humor: “Nos decían, ¿qué vais a hacer cuando el papel desaparezca? Buff… Es verdad, ¿qué vamos a hacer? Nos decíamos nosotros mismos. Pues trabajar y reinventarnos cada día. Y, sin darnos cuenta, nos convertimos en los expertos que ayudamos a dar el paso a las empresas”.
GESTIÓN DOCUMENTAL INTELIGENTE
Lo más importante es que en Atecna han sabido adaptarse a las necesidades del mundo empresarial y, gracias a ello, han estado siempre disponibles para las empresas y sus documentos: “Nuestra última reflexión estratégica nos pone continuamente en un inicio, que es lo que hacemos cada dos o tres años, como mucho. Tenemos una gran cintura y también nuestros empleados. Esto nos da una gran ventaja respecto a las grandes consultoras”.
Hoy, sus proyectos giran en torno a la implantación de gestión documental y, aunque el papel ya no está en primera línea, siguen custodiando, archivando y documentándolo. Ayudan a eliminar papel de los procesos de gestión de las empresas y les dan un lugar en la nube al que pueden acceder de muchas formas: “Si hablamos de una factura, nuestros clientes pueden vincularla a las facturas correspondientes de ese mismo servicio o con las facturas de ese cliente, o con las que se acerquen a ese importe, o con las facturas que tengan un concepto determinado, etc. Esa es la gestión documental, que yo, desde mi sitio, esté agrupando, relacionando documentos de muchas maneras y que me lo estén mostrando sin complicaciones”.
La gestión documental de una empresa tienen cuatro partes, nos explica Gorka Lacunza: “Su aplicativo de negocio que les permite gestionar todo, que a su vez genera un montón de información y documentación; luego está el correo electrónico que cada vez genera más documentación; el archivo en papel, tanto lo que viene de fuera como lo que imprimo yo; y el Explorador de Windows con su estructura caótica de carpetas”. Esas cuatro partes de información que genera la empresa crecen cada día, por ello, una aplicación de gestión documental adecuada “es un repositorio centralizado de todas esas islas, de tal forma que yo puedo guardar los correos electrónicos de manera automática, relacionarlos con los otros documentos (vinculaciones), que el archivo de papel lo pueda digitalizar y asignarle unos índices que me permitan poder encontrarlos por múltiples criterios de búsqueda, etc”.
Y para todo esto, Atecna cuenta con un departamento propio en la empresa que desarrolla los programas ad-hoc, los implanta, los adapta y forma a la gente para que puedan manejarlos. “Pero sobre todo, contamos con una gran seguridad para que todos esos documentos digitales estén siempre custodiados y a disposición del cliente”.
DIGITALIZAR MUTUA NAVARRA
En su camino de progresión, Atecna ha conseguido ganar un concurso de Mutua Navarra, la entidad colaboradora de la Seguridad Social que 
inicia ahora un proyecto de digitalización, eliminando el papel en sus procesos, y por el que se va a establecer la base para que todas las áreas de Mutua Navarra entren en el servicio integral de gestión documental: “Buscamos garantizar la adecuada gestión de los documentos, asegurando la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad futura de los mismos. Con todo ello esperamos poder ofrecer un mejor servicio a nuestros pacientes”, explica Jorge García Casanova, de Mutua Navarra.
Para lograr esto, continúa Jorge García, “Atecna va a implantar un sistema que nos permitirá hacerlo, además de poder simplificar los trámites y procedimientos. Pero lo más importantes es que pretendemos mejorar el servicio a nuestros pacientes, asegurando que su información es tratada con eficiencia y de forma segura (algo que también nos preocupa, por ello nos hemos certificado en la ISO 27001). Además, con este proyecto, pretendemos reducir el volumen de papel que movemos”.
Hubo una licitación pública queganó Atecna “obteniendo una muy buena puntuación, con una oferta técnica realmente sorprendente”, destacan en 
Mutua Navarra. Va a ser un proyecto que va a prolongarse durante 14 meses y, al finalizar, habrán quedado transformados todos los procesos de papel, desde que entra el paciente por la puerta, se sienta con un asesor y le dice lo qué le pasa (una declaración de accidente, etc), la parte de gestión sanitaria, toda la documentación que llega de fuera y toda la documentación que genera Mutua.
Cabe destacar que Mutua Navarra es cliente de custodia en Atecna desde el año 2000, por tanto, se conocen y, “ en cuanto hemos tenido oportunidad de demostrar que podemos aportar valor en procesos más tecnológicos nos presentarnos a este concurso y lo ganamos. Estamos muy satisfechos”, destaca Lacunza.
Atecna se ha convertido en estos 20 años de trabajo en esos consultores, expertos asesores que pueden ayudar a las empresas a que den ese paso al mundo digital, con herramientas buenas, muy eficientes y fáciles de implementar: “Se trata de herramientas que requieren una inversión, pero hay un retorno de esa inversión. Por ejemplo, con el envío automático de documentos, imagínate la empresa que manda 100 nóminas al mes y 300 facturas. Si lo multiplicas por sellos, sobres, folios e impresiones, te aseguro que ahorras haciéndolo de forma automática y además te garantizas que esa factura llega de forma cifrada y no se pierde por el camino, porque va a una dirección de correo electrónico pactada por las dos partes y a mí me llega ese acuse de recibo”.
