La ocasión era propicia para aprovechar la mañana escuchando a expertos del tema y a directivos de nuestras empresas de referencia. Oportunidades así no se pueden perder -me dije. El asunto, apasionante: “la digitalización de la empresa“. El lugar y el atrezo dignos de la categoría de los convocantes. Así que allí me fui… y permanecí durante 4 horas, escuchando sesudas ponencias de las que cada vez me costaba más tomar notas y extraer conclusiones. La mañana terminó, con la manida justificación del “networking“, en un aperitivo, adornado de políticos locales, al que no me quedé porque ni mi cabeza ni mi estómago encontraban para entonces el “driver” necesario para procesar un “pintxo de txistorra“.
Supongo que, como yo, bastantes de los allí presentes acudimos con la elogiable intención de aprender de quienes saben respecto a un tema que, por motivos diferentes, suscitaba nuestro interés. Pero no contábamos con el power point.
Decía John Morley que las tres cosas más importantes de un discurso son quién lo pronuncia, cómo lo hace y qué se dice; y de las tres, la última es la que menos importa. Pero para mi, en muchas ocasiones, el orden es precisamente el inverso, como en la experiencia que cuento.
En comunicación sabemos que la distancia entre lo que queremos decir y lo que nuestro oyente entiende o interpreta, pasando por lo que en realidad decimos, puede ser enorme y las consecuencias tan frustrantes como curiosas.
Es habitual que, al hacer exposiciones en público, sobre todo si son de carácter informativo o didáctico, echemos mano de una herramienta visual como el power point o equivalente. Pero el PPT es como las tijeras: sirve tanto para otorgar la máxima elegancia a un traje como para perpetrar un crimen.
Al usar el power point lo que debemos conseguir es ofrecer al oyente una información visual que complete, ilustre, resuma, destaque o incluso de un toque emocional al mensaje verbal que estamos transmitiendo desde el atril. En otras palabras, el PPT no debe ser nunca la copia de nuestro discurso ni, por tanto, debe leerse. Caer en ese error es tanto como suponer que nuestros oyentes andan escasos de entendederas porque necesitan oírnos y, además, leer lo que les decimos. O bien que el ponente no domina el tema y necesita la muleta visual de sus propios apuntes. El problema se agrava cuando, como en el caso de la experiencia vivida, el tamaño de las pantallas en las que se ve la presentación es ridículamente pequeño en relación con la sala y el aforo.
En suma, magníficos oradores, en su mayoría, hubieron de luchar contra los elementos… que ellos mismos habían perpetrado.
Albert Camus afirmaba que todas las desgracias de los hombres provienen de no hablar claro. Seguramente no pensaba en ponencias sobre la digitalización de la empresa, pero viene al caso para cualquier situación en la que la “desgracia” es sencillamente no interpretar el mensaje de la forma en la que el emisor pretende. Incomprensión es la palabra.
Ya sé que la variedad de mensajes posibles es infinita en contenido y complejidad de transmisión. Y que en temas técnicos como el que nos ocupaba no es fácil sustraerse, por ejemplo, a la necesidad de abundar en datos, gráficos y esquemas varios. Pero, en mi opinión, la aridez del tema y de la información a transmitir encuentran siempre una solución en forma de mensaje comprensible cuando se tiene claro qué es lo que quiere comunicarse. … Parece obvio que lo que quiere comunicarse es… lo que se comunica con las palabras y presentaciones utilizadas. Pero no siempre es así.
Un error muy frecuente, ante la necesidad de exponer en público nuestra opinión o nuestros conocimientos, es no haber definido previamente el mensaje o concepto-eje que queremos dejar en el oyente. Pueden ser uno o dos, no más, pero deben centrar nuestra intervención de forma que todo lo demás confluya en dichos conceptos básicos. Planteado así, es más sencillo entender que no necesitamos inundar nuestras diapositivas de cifras y gráficos sino usarlas para recalcar los pocos datos que de verdad son relevantes para nuestro mensaje principal; el resto podemos mencionarlos de palabra, y seguramente ni eso sea necesario.
Caemos también con frecuencia en la tentación dejarnos llevar por la estética. Ya que los gráficos, con sus números y sus barras, resultan a veces farragosos, los “adornamos” con efectos, colores, sombras, animaciones e incluso, en un alarde de creatividad, hasta con sonidos. Convertimos nuestros conocimientos en una verbena y nuestro mensaje en un cotillón de nochevieja transformando cada dato en un matasuegras. Error. Lo sabía Baltasar Gracián al recordarnos que “lo bueno, si breve….” y lo recordaba el arquitecto Mies van der Rohe con su “menos es más“. Pues eso.
En resumen, estaremos más cerca de conseguir el objetivo de que nuestro interlocutor entienda con exactitud lo que queremos transmitirle si le evitamos distracciones. Esto es fundamental si estamos en el terreno de la docencia o la trasmisión de conocimientos. Si hablamos de comunicación política es otra cosa; ahí, a falta de mensaje, la distracción es con frecuencia el objetivo mismo.
Javier Ongay
Consultor de Comunicación y Marketing. Formador
