Florette es una empresa de origen navarro con 1.600 trabajadores, 6 centros de producción distribuidos por toda España y 3 sistemas de gestión o ERP´s diferentes. Su sede central está en Milagro y nos explican su proceso de digitalización de facturas los tres responsables de las áreas que se han implicado en la implantación de esta solución tecnológica: Pedro Fernández, director del Área Financiera y RRHH; Cristina Mendizábal, experta funcional en Sistemas de Información; y Ainhoa Dúcar, jefa del Departamento de Contabilidad.
La empresa navarra Atecna ayuda a la transformación digital de las empresas para favorecer el acceso inmediato a la información estructurada y valiosa a través de dispositivos conectados en cualquier lugar y momento. Porque la ubicación física de la información no debe ser un freno para su acceso y tratamiento. Fernando Iribarren, Consultor documental y Jaime Urtasun, responsable Comercial y de Marketing, ambos de Atecna, nos cuentan cómo han adaptado esta solución tecnológica a los procesos de facturación en Florette, la compañía líder en España en el mercado de la fabricación y comercialización de verduras y hortalizas frescas, seleccionadas, troceadas, lavadas y listas para consumir.
DIGITALIZAR PARA MEJORAR
Desde Atecna, definen a Florette como “una gran compañía con procedimientos estandarizados, que tenía muy bien organizado su proceso de aprobación de facturas en el sistema tradicional de papel, pero como es una empresa en continuo proceso de innovación y mejora, en su departamento de contabilidad, mejorar requería incluir tecnología, es decir, digitalizar el proceso”.
Jaime Urtasun y Fernando Iribarren
“Dentro de una cultura de mejora continua en nuestros procesos administrativos”, añaden desde Florette, “necesitábamos buscar y encontrar una solución tecnológica que nos permitiera poder cumplir con nuestros objetivos de eficiencia administrativa como eran la reducción del uso de papel, una gestión documental segura para la aprobación de facturas y completar el ciclo con la automatización de los asientos contables”. Y “con estos retos por delante, identificamos a Atecna como proveedor tecnológico, porque nos aportaba una solución óptima para conseguir estos retos de manera exitosa”, aseguran.
Atecna recuerda el inicio de la relación, hace aproximadamente un año: “Nos encontrábamos ante una empresa que gestiona alrededor de 40.000 facturas de proveedor al año (aparte de los clientes) por lo que necesitaban que su proceso de contabilización de facturas fuera más ágil y rápido. En una empresa con un sistema tradicional de papel, desde que una factura llega y hasta que se contabiliza, pasan días. Ahora, con la solución implantada, se cambian días por horas”.
La digitalización de las facturas, además de eliminar papel y los problemas asociados de archivo y gestión, favorece la comodidad, la agilidad, la seguridad en los procesos y el ahorro de costes. Precisamente, la solución tecnológica desarrollada por Atecna les permite adaptarla a cada necesidad.
“Hablamos de una gran empresa, por ello, hemos realizado la implementación en dos fases y vamos adaptando la herramienta si surgen novedades”, Atecna.
Además, “la nueva normativa de Hacienda exige el SII (Sistema de Información Inmediata) para el envío transparente de información de facturas emitidas y que exige unos tiempos de 4 días, con lo que se obliga a las empresas a mejorar sus procesos. Ahorrar tiempo”.
Desde Atecna, propusieron transformar el procedimiento, aplicando tecnología avanzada, desarrollando integraciones a medida e incluyendo mejoras operativas, para implantar una solución de digitalización y centralización del proceso de compra con la factura en el centro de dicho proceso.
INMEDIATEZ, ENTORNO SEGURO, AHORRO DE TIEMPO
Cristina Mendizábal, experta funcional en Sistemas de Información; Ainhoa Dúcar, jefa del Departamento Contabilidad; y Pedro Fernández, director del Área Financiera y RRHH de Florette.
Para que nos hagamos una idea, la central de Florette en Navarra recibe facturas de los distintos centros de producción que tienen por toda España. Esas facturas, que recibían en papel, debían ser distribuidas, escaneadas y enviadas por mail para su validación; llamadas de teléfono, retrasos, difícil control… un proceso muy laborioso y lento, debido a la cantidad y dispersión de centros.
“Con esta solución tecnológica, hemos conseguido una gestión del flujo de facturas de proveedores ágil, segura y eficaz”, Florette.
En la actualidad, con la solución tecnológica ya implantada, se centraliza la recepción de facturas, que se escanean y se suben al sistema. El servicio BPO de Atecna, realiza la indexación y archivo de las facturas y, en las primeras 12 horas, ya están en el sistema, tanto la imagen de la factura en PDF, como todos sus datos asociados individualmente en un fichero XML, las primeras para que sean validadas desde cualquier centro de la compañía mediante el ágil flujo de aprobación y las segundas para todos los informes estadísticos que la empresa necesita: porcentuarlos, contabilizarlos, validarlos, evitar duplicidades de factura, etc. A partir de ahí, el ERP de Florette recibe todos los datos desde la gestión documental, mediante la integración desarrollada por Atecna y se procede a la contabilidad automática, sin necesidad de “picar datos” como se hacía tradicionalmente.
“Con esta solución tecnológica, hemos conseguido una gestión del flujo de facturas de proveedores ágil, segura y eficaz, mejorando nuestras prácticas sostenibles eliminando el papel, ganando tiempo en las aprobaciones de las facturas y, al mismo tiempo, hemos conseguido tener la trazabilidad de la gestión de facturas”, aseguran desde la compañía de Milagro.
A pesar de la potencia de la herramienta desarrollada por Atecna, con una tecnología muy avanzada especializada en la gestión de datos y de la que pocas compañías de España disponen, de cara al cliente, es un sistema sencillo y amigable: “Lo mejor es la sencillez en el uso, ha sido muy fácil aprender y usarlo es muy sencillo”, explican en Florette.
LA CERCANÍA DEL PROVEEDOR
Florette da mucha importancia a la cercanía de su proveedor, en este caso Atecna, porque les da garantía de respuesta inmediata con capacidad de adaptar y desarrollar. Y la interlocución entre cliente y proveedor es buena: “En nuestro caso, este desarrollo e integración se ha realizado de una forma muy satisfactoria. Atecna ha hecho que la implantación, formación y puesta en marcha de la solución se hiciese de una forma eficiente, segura y que nuestros empleados se sintiesen cómodos con su utilización”.
“Atecna nos ha acompañado en todo momento del proyecto, cubriendo todas nuestras necesidades“, Florette.
Hablamos de una solución integrada en la que el servicio tecnológico de Atecna trabaja conjuntamente con los responsables de Florette. Esto también permite realizar cambios continuamente; implementar necesidades, como adaptarse al SII, y cualquier necesidad que pueda surgir.
Pero la nota de valor, en palabras de los responsables de las distintas áreas de Florette que se han involucrado en esta implementación tecnológica, “es saber que estamos potenciando a otras empresas para que crezcan y contribuyendo con ello al crecimiento de la economía navarra, siendo una empresa de aquí la que nos ha desarrollado la solución tecnológica”. Ninguna de las compañías grandes a nivel nacional ofrece esta solución de forma tan personalizada y “la cercanía física ha favorecido los desplazamientos y la buena relación más allá de lo profesional que ha surgido entre los trabajadores de Atecna y de Florette. Estamos muy contentos en todos los sentidos”, terminan reconociendo en ambas compañías.
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