Ser más competitivos. Conseguir un mayor rendimiento, en un tiempo más reducido y, si es posible, reduciendo al máximo el número de errores. Todos los profesionales con algún tipo de responsabilidad dentro de una empresa tiene en mente, de una u otra forma, conseguir todos estos hitos. ¿Cómo podemos hacerlos realidad? Todos conocemos múltiples sistemas y protocolos.
Sin embargo, hoy queremos centrarnos en uno, tal vez más desconocido porque se aplica a un área específica de nuestras empresas: la gestión de los activos y su reflejo en nuestras cuentas. Hoy queremos presentar el «Sistema de Control Interno».
¿Qué es?
Se trata de un mecanismo o un protocolo donde queda reflejado tanto el plan como las medidas adoptadas por la empresa para salvaguardar sus activos y verificar sus datos contables. Lógicamente, en empresas de pequeño tamaño, el proceso de supervisión será más sencillo que en otras organizaciones más complejas donde este tipo de sistemas resultan casi imprescindibles para evitar errores o, peor aún, malas prácticas que puedan redundar en un perjuicio para la compañía.
¿Cuáles son sus principales objetivos?
– Evitar o reducir el riesgo de fraudes
– Promover la eficiencia de las operaciones
– Fortalecer el cumplimiento de las normas fijadas por los responsables.
Antes de continuar, es bueno insistir en una idea que nos dicta la lógica: no hay sistema de control que pueda garantizar al cien por cien el cumplimiento de los objetivos. Sin embargo, si un «Sistema de Control Interno» está bien diseñado e implementado en una organización ofrece una seguridad más que razonable.
¿Cómo se aplica un Sistema de Control Interno en una Empresa Grande?
Habitualmente, estas compañías se dotan de departamentos de auditoría interna que evalúan el sistema de forma periódica con el propósito de brindar una seguridad razonable al tiempo que garantizan que la información financiera producida está libre de errores materiales.
Los principales riesgos a los que se enfrenta el auditor son:
– Que exista un error sustancial en el proceso de preparación de las Cuentas Anuales.
– Que los controles internos fallen y no se detecte el error.
– Que el proceso de auditoría falle y no se detecte dicha equivocación.
¿Qué ocurre con las PYMES y Micropymes?
Para las empresas que cuentan con recursos más limitados resulta muy complicado y, además, poco operativo contar con un departamento de auditoría interna. No obstante, no debe descuidarse por ello ya que disponer de una buena estrategia en esta materia le supondrá ganarse una serie de beneficios tan importantes como: evitar que se tomen riesgos innecesarios por la interpretación errónea de los números que da la compañía.
En este punto, por lo tanto, lo más recomendable es contar el con asesoramiento de auditores externos que, además de demostrar una trayectoria contrastada en este tipo de servicios, ofrezcan un servicio integral y totalmente adaptado a las necesidades que plantea el cliente. Un trabajo que se iniciará siempre con una evaluación interna para decidir en ese punto el grado de confiabilidad que se puede dar a los procesos de control de la compañía.
Gracias a la experiencia adquirida en todos estos años, podemos indicar a continuación algunas de esas «debilidades» que suelen estar presentes en las cuentas de este tipo de pequeñas sociedades. Dichas «debilidades» son:
– Inadecuada segregación de funciones. Esto se da por ejemplo, cuando en una misma persona recaen la ejecución y aprobación de determinadas tareas, es decir existe una autosupervisión que con frecuencia conlleva errores no detectados ya que las personas tienden a confiar en lo que previamente han realizado y por tanto no se detectan los posibles fallos.
– Personal poco cualificado para la tarea asignada. Evidentemente si el personal al que encomendamos una tarea no reúne la cualificación suficiente para resolverla, las probabilidades de que ocurran errores son mayores. Este problema puede evitarse realizando adecuados procesos de selección, elaborando y comunicando al personal descripciones detalladas de los puestos, proporcionando formación continua a los empleados o mediante un sistema de reconocimiento y compensación del buen desempeño
– Sistemas de IT para el procesamiento de la información financiera no adaptados a la dimensión y necesidades de la sociedad. Antes de seleccionar el sistema a implementar en la empresa, es conveniente analizar las necesidades que dependerán de las características del negocio, de los grupos de interés…, y a continuación buscar la aplicación que mejor se acomode a ello.
– Procesos excesivamente manuales. Cuando los asientos y registros contables se introducen en el sistema de manera manual, las probabilidades de error se incrementan, por ello es conveniente la mayor automatización posible.
– Inexistencia de un plan de negocio y/o presupuesto elaborado por la dirección. Es fundamental que este tipo de planes existan y sean comparados con los resultados reales en forma periódica, explicándose las desviaciones. Esto permite identificar las acciones apropiadas a efectuar para corregir dichas desviaciones.
– No se implementan procedimientos para la identificación de ciertos hechos y condiciones (amortización, cambios en los criterios de valoración, estimaciones etc.) que pudiesen ser significativos para los estados financieros. Esto resulta fundamental para tener controlados los parámetros que podrían albergar errores y desvirtuar la información financiera.
Conclusión Final
Como se muestra, el proceso de auditoría, por su propia metodología, con frecuencia detecta debilidades en el sistema de control interno de las empresas auditadas que son comunicadas a la dirección de la empresa, por lo que contribuye a la mejora de dichos sistemas y en definitiva a la generación de información libre de errores y de calidad permitiendo a la empresa ser más competitiva y, al mismo tiempo, más confiable. Un doble beneficio más que interesante, ¿no les parece?
Belén Hevia Chávarri
Hevia Chávarri Auditores-Asesores
