lunes, 20 mayo 2019

‘Business Intelligence’, una solución rápida y eficiente para la empresa

Es una de las vías que ofrece la OTD de Navarra para la Transformación Digital de las pymes, ya hay convocados dos encuentros para explicar qué es el Business Intelligence y hoy nos acercamos a conocer un poco mejor la realidad de esta “inteligencia del negocio”.

Yosune Villanueva
Pamplona - 16 mayo, 2019

Diego Pérez, de Valortic Servicios Informáticos, colabora con FIN en la concienciación de las pymes hacia la Transformación Digital. (Fotos: Ana Osés)

Diego Pérez, de Valortic Servicios Informáticos, colabora con FIN en la concienciación de las pymes hacia la Transformación Digital. (Fotos: Ana Osés)

En su labor de acompañar a las empresas en el camino hacia la Transformación Digital, la Oficina de Transformación Digital de Navarra, liderada por el COIINA, ha organizado dos jornadas que analizarán los principales retos, oportunidades, beneficios y tendencias que puede suponer para la empresa el uso del Big Data y del Business Intelligence. Los encuentros se desarrollarán los días 23 y 30 de mayo y estarán a cargo de Diego Pérez, de Valortic Servicios Informáticos, una empresa especializada en análisis de datos, que trabaja con la Fundación Industrial y con quien hoy hablamos sobre este nuevo paso de la Oficina de Transformación Digital (OTD).

¿Cómo definiría el Business Intelligence (BI)? ¿Y el Big Data (BD)?
En palabras sencillas y para que todo el mundo lo entienda, el concepto de Big Data es que se recopilan, utilizando herramientas informáticas, datos de un montón de sitios de la empresa: redes sociales, vídeos, whatsapp, mails… Un abanico grande de datos, que no tienen porqué ir en el mismo formato. Una vez que has recopilado el BD (grande es la palabra clave) es cuando entra la parte del Business Intelligence, es decir, una herramienta hace el análisis estadístico, matemático, analítico… de esos datos para poder extraer la información que interesa a cada empresa.Diego-Perez-OTD-Transformacion-Digital-FIN-08

¿Qué tipo de información suele demandar la pyme navarra?
Lo bueno del BI es que es una herramienta de ámbito generalista, así que se adapta a las necesidades de cada empresa y a cualquier ámbito de la gestión que se desee. Esto permite hacer un análisis más en profundidad de los datos que se tienen y se hace a demanda. Hay empresas que están abordando más la parte comercial, viendo cuáles son más los rápeles de ventas, clientes asociados a cada vendedor, etc., otras están haciendo hincapié en el control de las horas de trabajo, en el control de vehículos con los tickets de gasolina, seguros, averías, etc.

¿Y todos esos datos a la nube?
Así es. Microsoft Power BI, que es la herramienta que utilizamos para analizar esos datos, los lleva a nuestra nube privada, de tal forma que, desde cualquier parte del mundo, podemos acceder a esa información, porque hoy en día es importante esa accesibilidad. Además, el mantenimiento de los datos en la nube es barato, entre 8 y 9 euros al mes, que para una empresa es nada.

En este enlace pueden apuntarse a las jornadas del día 23 y 30.

¿Qué se va a contar en las jornadas?
El día 23 nos centraremos en la recopilación del dato y el 30 en el análisis de todos esos datos. Pero el Big Data, que se está trabajando en algunas grandes empresas, no es necesario implantarlo en las pymes, al menos de inicio, porque hablamos de procesos muy caros (en torno a los 50.000 euros), que en la mayoría de los casos no van a aportar mucho más a las compañías. Lo importante es que las empresas tomen conciencia de que tienen que, primero, asegurarse de recoger bien todos los datos; y, a partir de ahí, con los datos que ya tienen (porque lo están recopilando vía sus programas de gestión, RPs, sistemas, ventas, compras, clientes, etc), centrarse en las herramientas de Business Intelligence, porque esas sí les van a facilitar su trabajo y sus necesidades de información, a las que Access y Excel ya no llegan.

Si el Business Intelligence es tan útil, ¿cuáles son las principales barreras que impiden a una empresa incorporarlo?
Primero, el concepto nos suena lejano y el desconocimiento siempre provoca rechazo. Por ello, es importante informar y que conozcan todas las ventajas que el BI ofrece a las pymes. Una serie de herramientas que están pensadas y creadas para hacer ese proceso de estudio de los datos más rápido y eficiente.
La diferencia aquí con respecto al proceso antiguo, que debes hacerlo cada mes, es la filosofía de “trabaja solo una vez”. Es decir, haces todo el montaje de esos datos y luego, lo que necesitas es solo actualizar. Es pasar a otro nivel, por eso el BI es lo que ahora necesitan las empresas.Diego-Perez-OTD-Transformacion-Digital-FIN-07-Manos

¿Tenemos gente preparada para esto en las compañías?
Lo que tenemos es gente que trabaja haciendo tablas en las empresas y es a ellos a quienes podemos agilizar y facilitar mucho el trabajo. Además, esto repercute en gerencia, que desde cualquier lugar del mundo, con un solo click, va a acceder a toda la información que necesite. Esas personas que dentro de la empresa han manejado Access y Excel aprenden con facilidad, con 15 horas de formación aprenden a desarrollar pequeños cuadros de mando y acciones.

¿Y si una empresa no tiene recursos para tener a una persona dedicada a esto?
En esos casos, se les hace el trabajo como consultora externa.

¿Qué se encuentra usted en las pymes con las que trabaja?
Hay empresas que deciden estudiar sus datos, pero cuando entramos nosotros y hacemos un análisis previo, nos damos cuenta de que el dato no está bien recogido, o bien gestionado, o bien tratado. Entonces, vamos a una segunda fase: preparemos bien los datos para que el proceso de recogida sea rápido y eficaz, y para que luego el estudio de los mismos sea también eficiente. Es decir, optimizamos esos datos. En otros casos, la recogida es óptima y vamos directamente al análisis de los datos con las herramientas de BI, que, sin duda, ahorran mucho tiempo de análisis dentro de las empresas. A partir de ahí,

A mí me ha quedado claro, pero, ¿qué mensaje le gustaría trasladar a las empresas para que entiendan la importancia de incorporar el BI a su gestión?
Que hagan una pequeña reflexión dentro de la empresa: “Tenemos muchos datos que están recogidos en muchos sitios (Excels, programas de gestión, de contabilidad, de fichajes, de producción… ) ¿Cómo estudio y analizo esos datos? Y ahora esos datos, ¿cómo los cruzas unos con otros?”. Te van a decir que no lo hacen o que, a lo sumo, sacan cada uno a un Excel y luego alguien que es un hacha con las tablas dinámicas, lo cruza todo y lo hace.
La realidad es que las pymes están absorbidas por el día a día y no tienen medios económicos para afrontar ciertos aspectos que incluyen la Transformación Digital. Por eso, hay que hacerles ver que la tecnología va evolucionando, hay que hacerles ver que necesitan adaptar sus sistemas. Ese “como ya estamos funcionando”, no vale, no es ya suficiente y mucho menos en el mundo cambiante en el que vivimos. Antes, una empresa tenía que transformarse cada 15 años, ahora prácticamente cada año.Diego-Perez-OTD-Transformacion-Digital-FIN-05

¿Algún ejemplo de lo que puede ocurrir si no nos transformamos?
El caso lo vivimos hace unos meses con Uber y los taxistas. Independientemente de otras historias con licencias y demás, el problema de fondo ha sido el monopolio que tenía el taxi, que como estaba bien y cómodo no quiso cambiar. ¿Qué pasó? Llegó otro, con menos medios, pero aplicando las tecnologías de las que disponemos actualmente y le adelantó por la izquierda. Y esto ocurre en otros muchos sectores, adaptarse o morir. ¿Por qué el sector del taxi no implementó esa tecnología, un Big Data (en este caso sí) y un buen análisis de esos datos? Si no haces un análisis de porqué te compra un cliente, cuando venga otro y le ofrezca algo diferente: más barato o más bonito o con un servicio añadido, se irá con él.

Para terminar, ¿me puede hablar de precios?
La herramienta de Microsoft es gratuita, el único coste es la formación que tengas que hacer o el coste de la consultoría para que te lo haga (dependerá de lo que cada empresa decida). Y decidan el camino que sea, siempre vamos a estar ahí para ayudarles ante cualquier problema o duda que pueda surgirles. En términos económicos, no es caro, un análisis y estudio de sus datos y posibilidades cuesta entre 2.000 y 4.000 euros.

Diego-Perez-OTD-Transformacion-Digital-FIN-01

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