Solo aquellos que buscan la mejora continua serán competitivos en un mundo en estado beta que día a día nos exige ser excelentes en los procesos críticos de la empresa. Las empresas que lo hacen bien, que agotan las posibilidades de sus herramientas y tecnología y son conscientes de ello, están preparadas para dar el salto a la digitalización sin traumas ni sobresaltos.
Porque este mundo beta, en el que nada es definitivo y todo es provisional, nadie tiene el futuro asegurado, ni para bien ni para mal.
Navarra Capital, ha estado con Fernando Iribarren, Consultor y responsable de Organización de Atecna para acercarnos un poco mejor a este mundo de lo efímero, que no de lo banal: “Llevamos 20 años, empeñados en optimizar los procesos empresariales que giran alrededor de la información y contenidos normalmente basados en documentos en papel”, asegura.
LA DIGITALIZACIÓN NO ES LA SOLUCIÓN
En la era de la digitalización, de la que tanto se habla en la actualidad, Atecna fue una empresa pionera en ofrecer soluciones de transformación digital, haya en el año 97. “Para muchas empresas, hablar del mundo digital en aquella época les sonaba a ciencia ficción, otras lo veían como una gran oportunidad de mejora y no dudaban en escucharnos e implementar alguna de nuestras soluciones. Hoy, sigue pasando lo mismo con procesos más complejos y soluciones más avanzadas y evolucionadas”, explica Iribarren.
Un servicio a medida de cada empresa, que te permite optimizar.
Cuando la empresa empezó eran conscientes de que “el mero hecho de transformar el papel en documento digital no era suficiente y, con nuestro primer cliente, una importante empresa Navarra del sector de la alimentación, pusimos en marcha un proceso de digitalización de facturas, extracción de datos e integración en la medida de lo posible en su ERP. Eran tiempos de tecnologías poco estandarizadas, cerradas y de difícil manipulación para integraciones”.
Atecna quería aportar más valor que un simple escaneo “y conseguimos esa vinculación entre el aplicativo de negocio y las imágenes, un paso de gigante en el que seguimos inmersos a día de hoy”.
BPO WORKFLOW DE FACTURAS
Hoy, esa solución que nació para suprimir el papel, se ha convertido en un BPO de la gestión de facturas de compra: “El Workflow de facturas de compra”, es decir, la subcontratación o externalización de procesos de negocio (Business Process Outsourcing, BPO).
La recepción, distribución, aprobación y gestión de rechazo, contabilización y pago de las facturas de proveedores consume tiempo y recursos valiosos en las empresas y estas han desarrollado procedimientos para hacerlo de manera óptima. Pero ahora toca buscar economías de escala: “No queremos recibir facturas, queremos que la información de esas facturas esté en el sistema y que se pueda contrastar pedido, albarán, cualquier input que garantice su validez, que se pueda contabilizar con un clic y que se realicen pagos a tiempo”.
Sin duda, una línea en desarrollo constante, con gran recorrido y que cada vez cuenta con más adeptos. El BPO centrado en la gestión de funciones de administración, contabilidad, integración y certificación, buscando la satisfacción, eficiencia y control absolutos de los procesos de gestión de facturas en la parte administrativa y enriquecido con el tratamiento físico de los documentos. Un servicio completo para un proceso clave.
Sectores como el sanitario, banca, agroalimentación, automoción, educación entidades públicas y empresas de servicios, han confiado en Atecna para la mejora de sus procesos como el Workflow de facturas, expediente electrónico, documentación técnica, firma electrónica y biométrica o integración de multisedes: “Tenemos la suerte de trabajar con clientes excelentes. Ello nos obliga a estar continuamente innovando y mejorando, para poder estar a su altura. Nuestras soluciones son totalmente personalizadas y desarrolladas a medida, integrándolas en sus procesos de TI. No lo entendemos de otra manera”.
INTEGRACIÓN
Fernando Iribarren insiste, “La centralización de la Gestión Documental es fundamental para el aumento y mejora de la eficiencia en cualquier compañía. El acceso instantáneo a la información desde cualquier ubicación o dispositivo es prioritario en un mundo que viaja a toda velocidad, no podemos depender de un documento en papel ni de una dispersión de soportes”.
La era de la digitalización ha dado paso a la era de la eficiencia.
Una óptima Gestión Documental, tiene que fluir de manera natural entre las diferentes aplicaciones de la compañía, así como facilitar los entornos colaborativos de trabajo, puesto que se traduce en “mejores procesos, más transparencia económica y financiera en la empresa, mejor reputación de cara al cliente, mejor servicio al comprador y al proveedor, más rapidez y ahorro económico”.
20 AÑOS DE ATECNA
En 1997, Internet acababa de nacer para el mundo en general “y la tecnología móvil ni se conocía”, así que nacieron como un servicio de custodia de documentación, su mundo era el papel, aunque pronto empezaron a digitalizar documentos de sus clientes. 20 años después han sido noticia por haber ganado un concurso de Mutua Navarra para la implantación de un sistema de gestión documental corporativo y, como vemos, es una empresa en continua innovación y desarrollo para adelantarse a los cambios del día a día, siendo una empresa referente en el sector de la Gestión Documental.
