martes, 24 octubre 2017

Atecna, el poder de una Estrategia Compartida

Desde su creación, y de la mano del “boom” de los formatos digitales, Atecna ha sabido incorporar a su propuesta de valor, productos y servicios que le han posicionado actualmente en la vanguardia de la Gestión Documental

Redacción
Esquíroz de Galar - 10 octubre, 2017

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Ubicados en el Polígono Comarca II de Esquiroz (enclave inmejorable para facilitar la logística que demanda la actividad), Atecna cuenta con un equipo de 39 profesionales de alto nivel de especialización, capaz de maximizar el valor para los clientes gracias a las más avanzadas prestaciones de su centro integral de gestión documental. Hoy hablamos con Gorka Lacunza, gerente y socio.

¿Cómo resumiría el valor que ofrece su empresa al mercado? ¿Qué necesidades cubren fundamentalmente?

Lo que nos propone la transformación digital de las empresas, o la digitalización de las empresas, básicamente es el acceso inmediato a la información estructurada y valiosa a través de dispositivos conectados en cualquier lugar y momento. La ubicación física de la información no debe ser un freno para su acceso y tratamiento.

Cada compañía genera un montón de información y documentación que generalmente nace en digital: desde los aplicativos de negocio (ERP, ECM..), el correo electrónico, los Gestores de Proyectos, etc. Pero al mismo tiempo, estamos recibiendo documentación en papel, o en otros formatos digitales diferentes a los nuestros.

La gestión documental permite unificar la información física y digital que llega a una oficina y la hace accesible.

Ahí es donde surge la necesidad de una Política de Gestión Documental que abarque toda la información, independientemente de su origen o formato, y la relacione eficientemente en el repositorio adecuado.

Si a la implantación y consultoría de sistemas de gestión documental, le sumamos nuestros servicios de digitalización, nuestras soluciones de firma avanzada, custodia y destrucción de documentos, cerramos el proceso de transformación aportando un gran valor añadido.

Entendiendo que estos beneficios son especialmente valiosos para un perfil determinado de empresa, ¿qué características principales suelen tener sus clientes?

Generalmente son empresas que buscan la eficiencia, cuentan con ISO y están procedimentadas; su transformación es más sencilla por tener parte del camino recorrido. Trasladar procedimientos y flujos documentales tradicionales al mundo digital es sencillo, si se han hecho las cosas bien. No hay que olvidar que políticas de gestión documental aplican todas las empresas desde que lo son, y todos sabemos las dificultades de gestionar un buen archivo.

Respecto al tamaño, las empresas grandes y las pequeñas se diferencian en las necesidades a cubrir. Las grandes abordan la dispersión y la parte colaborativa de los archivos como una carencia, tener un repositorio centralizado y acceder a la información desde cualquier lugar; sin embargo, las empresas pequeñas cubren más necesidades de falta de recursos, espacios para archivo o personas para gestionar procesos clave.

Trabajamos con grandes multinacionales como, Siemens Gamesa, donde prestamos un servicio BPO centrado en la gestión de funciones de administración, contabilización, integración y certificación, enriquecido con servicios documentales de tratamiento de documentos y datos para toda la región de EMEA (Europe, the Middle East and Africa),  CIE Automotive, donde el objetivo es unificar plantas y divisiones de diferentes países, Clínica Universidad de Navarra  que recibe un servicio integral (desde la custodia a la implantación de biometría en Consentimientos informados) o Ultracongelados Virto, que apostó por la transformación de sus procesos de facturación hace ya 20 años. Hemos digitalizado en este tiempo alrededor de un millón (1.000.000) de facturas. Es un ejemplo claro de eliminación del papel en un proceso clave.

Ya en clave de Estrategia, y sabiendo que recientemente han definido su último Plan Estratégico, ¿qué aspectos han priorizado respecto de procesos anteriores y por qué?

Siempre hemos trabajado bajo el paraguas de la reflexión estratégica y las reflexiones anteriores 2010-2013 y 2013-2016 habían llegado a su fin.atecna-marzo-3

Tocaba empezar de nuevo. Lo primero que buscamos fue una colaboración diferente; necesitábamos un compañero de viaje solvente, con garantías, experiencia, y que a su vez no nos conociera. Buscábamos ese punto de vista de la primera impresión y lo encontramos en OPE Consultores, una empresa guipuzcoana de dilatada trayectoria,  que nos ha aportado un gran valor en nuestro desarrollo estratégico y en nuevas colaboraciones como el diseño de nuestro servicio BPO.

Si sumamos que los cambios internos (nuevo depósito documental, desarrollo del departamento TI, consolidación de la línea de servicio de Business Process Outsourcing,…) y los del entorno (competencia voraz, incertidumbre económica,…) han sido notables, aun habiéndonos anticipado adecuadamente, era el momento de poner orden y criterio a nuestra marcha. Definir un destino en común (ATECNA 2020) y tener claro cómo vamos a llegar, cuál es el camino.

En este contexto, planteamos una reflexión compartida con las personas de Atecna, haciendo partícipes al mayor número posible de personas. Somos una sociedad anónima laboral y en nuestro ADN está la participación y la transparencia. Una reflexión estratégica compartida y participativa es pegamento para nuestro equipo.

Tras unos pocos meses desde su puesta en marcha, ¿cómo cree que les está ayudando este nuevo enfoque en su implantación?

En cuanto a organización, hemos creado comités más eficientes y establecido pautas de comunicación en todas las áreas que hacen que todo fluya y se transmita adecuadamente.

Por otro lado, cada vez afrontamos más proyectos y más complejos, la correcta asignación de recursos y el control de los mismos es clave para la ejecución de dichos proyectos. Planificar, ejecutar, medir y corregir es una obsesión.

Estos primeros meses han sido muy ilusionantes y tenemos la sensación de contar con todo lo necesario para seguir el camino hacia Atecna 2020.

Y ya para terminar, a modo de resumen, ¿Qué tres consejos daría a una empresa que va a diseñar su nueva Estrategia, o que no ha tenido el éxito esperado en experiencias pasadas?

Cuando abordamos una reflexión, generalmente queremos obtener respuestas a aquellas situaciones que nos inquietan, para después poder trazar el mejor plan de ataque. Como esto es común a todas, mi recomendación sería que traten de responderse a sí mismos tres cuestiones: ¿qué quiero obtener, específicamente, de este proceso?, ¿cómo quiero enfocarlo? y ¿con quién sería más efectivo?

A la pregunta de qué, se puede responder con variables combinadas ya que se puede, como en nuestro caso, querer seguir evolucionando el negocio, apoyar decisiones de inversión importantes, y generar al mismo tiempo un proyecto que ilusione y active (más aún) a todo el equipo.gorkalakunza5final copia

En cuanto al cómo, hay que tratar de ser coherentes con lo anterior. Nos planteamos si hacerlo con todas las personas o con un grupo más selectivo; si hacerlo en la oficina, o marcharnos fuera; si hacer a todos partícipes en todos los pasos, o involucrarles en algunas fases, etc. Todo lo que decidimos, se ha adaptado a nuestro estilo y objetivos (el qué).

Y ya por último, el con quién; hay quien prefiere hacerlo internamente, quien contrata personas expertas en el sector para incorporar últimas tendencias, quien opta por una visión ajena y fresca (con experiencia más metodológica), quien hace un mix de las dos anteriores,… Lo que sí hemos valorado nosotros, y creo que cualquiera debería hacerlo, es tener a alguien que tire del proceso, que ordene, que ponga en cuestión el statu quo y que contribuya a que el proceso en su conjunto sea eficiente y efectivo.

En definitiva, y para cerrar, diría que elijan la forma que elijan, lo importante será que sigan realizándose reflexiones, porque hoy día es más crítico que nunca tener claras las metas a medio plazo, y la forma en la que las alcancemos.

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