“Acabo de llegar de EEUU de ver a mi hija, que se encuentra trabajando allí. Y no. No es lo mismo mirarle a los ojos directamente y poder tocarla que hablar con ella por videoconferencia”. Joseba Pérez, director general de Fluitecnik, remarca así la importancia de tener un contacto directo con las personas, ya sean seres queridos o clientes, para fortalecer las relaciones y alcanzar acuerdos entre empresas.
Un reciente estudio elaborado por la organización española de referencia en viajes de empresa, la Guild of European Business Travel Agents (GEBTA), profundiza en esta idea. Porque la práctica totalidad de las personas que utilizan esta fórmula para hacer negocios tienen claro que no podrían cumplir sus objetivos empresariales sin los viajes. Es más, el 63,4 % de los encuestados considera imprescindibles los desplazamientos. Dicho informe, elaborado en colaboración con Iberia, añade que el volumen de viajes de negocios en España es aproximadamente un 70 % inferior en estos momentos al de 2019, cuando el sector llegó a generar 12.500 millones de euros.
Según el 63,4 % de los viajeros de empresa, los desplazamientos que realizaban por negocios son imprescindibles.
Inevitablemente, esta drástica reducción está afectando a las empresas en distintos ámbitos: pérdida del contacto tradicional con clientes, proveedores o instituciones; dificultades para incrementar la red comercial o de proveedores, así como para participar en auditorías de filiales, hacer seguimiento más cercano de la evolución de los resultados con los equipos de esas delegaciones o apoyarles en su desarrollo a través de desplazamiento de expertos a sus plantas. En su lugar, empresas de todos los tamaños han acelerado su digitalización, en un intento por contener la caída de actividad fruto del Covid-19. “No poder viajar nos ha impedido estar cercanos a nuestros actuales clientes y a los que teníamos previsto incorporar en 2020. La videollamada no sustituye la parte emocional necesaria que va unida a una reunión presencial. Y la falta de cercanía ha retrasado decisiones para más adelante“, lamenta el CEO de Fluitecnik.
Al ser un grupo multinacional, la firma sueca SKF, con sede en Tudela y centrada en el sector de la automoción, cuenta con empleados en todo el mundo. Obviamente, sus equipos tienen la opción de recurrir a las videoconferencias para permanecer en contacto con clientes, compañeros o proveedores, pero en la planta navarra asumen que ahora les resulta más complicado ejecutar algunos temas. “Es como si el hecho de no vernos en persona, de no saludarnos con contacto, nos colocara una muralla entre nosotros. Aunque nos vemos por ordenador, esa muralla sigue estando allí”, comenta su director en la capital ribera, Julián Jiménez.
Joseba Pérez (Fluitecnik): “No poder viajar nos ha impedido estar cercanos a nuestros actuales clientes y a los que teníamos previsto incorporar en 2020”.
Dadas las actuales circunstancias, contar con equipos permanentes en los lugares donde la empresa posee negocio está siendo vital para continuar con la actividad. Así lo entienden en Gestamp, presente en veintitrés países. “En una situación como la actual, esto es sin duda una ventaja”, señalan desde la empresa. En su caso, sostienen que han sido capaces de adaptarse rápidamente a la imposibilidad de realizar viajes de negocios gracias a las herramientas digitales: “Hemos hecho una rápida transición en este sentido y los resultados han sido muy buenos. Todas aquellas actividades de la compañía que se pueden realizar a través de esta vía, como reuniones internas, llamadas con clientes o proveedores, no se han visto afectadas”.
En el Centro Nacional de Tecnología y Seguridad Alimentaria (CNTA), prestan diferentes servicios para la industria agroalimentaria a nivel nacional e internacional, por lo que las primeras semanas de pandemia tuvieron una sensación de “parálisis” en su actividad. Gracias a que realizan una gran cantidad de servicios analíticos, de consultoría en seguridad alimentaria, formación y proyectos de I+D, han minimizado el impacto. “Aunque en algunas áreas hubo un parón importante, se pudo compensar con el crecimiento en otros servicios. A medida que fuimos avanzando, la situación de no poder hacer viajes se estabilizó e incluso se normalizó en las relaciones comerciales. La realidad es que nosotros no hemos dejado de cerrar contratos”, explica Fernando Laguna, director comercial de CNTA.
Gestamp: “Contar con equipos permanentes en diferentes países es una ventaja”.
Similar ha sido la experiencia en Koxka, donde “el número de contratos ganados o perdidos no ha tenido nada que ver con la imposibilidad de viajar”.
“Nuestro sector ha sufrido un parón en el segundo trimestre, pero después ha vuelto una actividad similar a la previa al confinamiento”, concreta Ignacio Razkin, director general de Koxka. La nueva situación les ha obligado a adaptarse, a “cambiar de mentalidad” y realizar videoconferencias en lugar de reuniones presenciales: “No obstante, una vez terminado el confinamiento hemos mantenido una actividad de viajes importante para llevar a cabo reuniones presenciales con clientes en España, Portugal, Francia y Reino Unido”.
¿Y EL AHORRO?
A pesar de que las empresas consultadas no han gastado la mayoría del dinero presupuestado para la realización de viajes de negocios, no se atreven a hablar de ahorro porque la pandemia les ha acarreado otros gastos imprevistos. “En nuestro caso, está suponiendo un menor desembolso de más 10.000 euros de 2019 a 2020. Pero no lo denominaría ahorro, ya que el gasto ha sido menor en materia de viajes pero no nos ha permitido alcanzar otros objetivos que, económicamente, hubieran supuesto mejores resultados a corto y largo plazo”, concreta Pérez, quien augura que estos tiempos de transformación e incertidumbre “durarán varios meses más, si no son años”.
Julián Jiménez (SKF): “No viajar supone otros gastos adicionales que tenemos precisamente por esos retrasos en obtener contratos”.
En enero de este año, SKF Tudela contaba con un presupuesto anual para viajes de 80.000 euros. Y, hasta principios de noviembre, había gastado 24.000, principalmente antes de que irrumpiera la pandemia. Una cifra que no variará mucho en lo que queda de ejercicio. “No es un ahorro porque no viajar supone otros gastos como la compra de ordenadores portátiles. El balance en general será negativo”, indica Jiménez. En su empresa, el principal problema que ocasiona la ausencia de viajes es que los plazos para cerrar ciertos temas con los clientes se retrasan: “No solo debemos tener en cuenta lo que no gastamos en viajes, sino ver los gastos adicionales que afrontamos, precisamente, por esos retrasos a la hora de obtener los contratos y vernos obligados a empezar a andar sin que todos los pasos previos estén cerrados documentalmente”.
Con respecto a 2019, CNTA ha contabilizado una reducción del 50 % en gastos de viajes y desplazamientos. Pero lo más importante para el centro ha sido que los departamentos comerciales han mejorado su productividad con la digitalización. “Ese está siendo el verdadero ahorro. Con la misma gente hemos podido abarcar mucho más. Gracias a los sistemas digitales de videoconferencias y teletrabajo mediante accesos en remoto, podemos mantener más reuniones cada día que cuando viajábamos”, indica Laguna.
Fernando Laguna (CNTA): “Sí hay un coste importante en el contacto con socios y clientes. Es una pérdida que no podemos medir”.
Sin embargo, en el centro también están padeciendo “un coste importante” en el contacto con sus socios y clientes: “Es una pérdida que no podemos medir, que es intangible, pero la notamos. Este punto está afectando a la esfera personal de muchas personas, y en el ámbito profesional también es una realidad”.
En Koxka, igualmente han constatado un ahorro importante en los viajes transoceánicos o aquellos no relacionados directamente con clientes que no están pudiendo llevar a cabo. No obstante, todavía no lo han cuantificado.
NUEVA MANERA DE HACER NEGOCIOS
Además, la pandemia ha cambiado por completo nuestra forma de viajar, quién sabe hasta cuándo. “Existe reticencia a viajar por miedo al contagio y por dificultades añadidas como los controles de aeropuertos o las posibles cuarentenas a cumplir en destino”, señala Pérez.
“Pienso que el contacto directo es insustituible. Podemos estar como estamos por un tiempo, pero de continuar esta situación más allá de unos meses, esta falta de contacto traerá un retracción de la actividad de una forma u otra”, vaticina Jiménez, quien ve posible “que nunca se recupere ese nivel de viajes anterior” al coronavirus.
Ignacio Razkin (Koxka): “El número de contratos ganados o perdidos no ha tenido nada que ver con la imposibilidad de viajar”.
A partir de ahora, parece evidente que se medirá mucho más la relación gasto-beneficio de cada viaje y las empresas deberán adaptarse, evolucionar y ser prudentes. “El contacto personal y los viajes no van a desaparecer nunca, pero seguro que cambiarán. Seremos más selectivos y la digitalización también será una realidad transformadora en la forma de hacer negocios. El miedo existirá, pero tendríamos que convertirlo en prudencia para que todo fluya”, valora Laguna.
Más optimista se muestra Razkin, quien considera “obvio” que el modo de hacer negocios cambiará para los departamentos comerciales: “Sin embargo, desde el punto de vista industrial creemos que se volverán a realizar negocios de la manera tradicional, similar a la época previa al confinamiento”.
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