viernes, 15 enero 2021

El camino hacia el teletrabajo productivo

La pandemia del coronavirus está obligando a aplicar esta fórmula de trabajo en infinidad de empresas, ya sea total o parcialmente. Pero rendir igual que en la oficina no resulta sencillo. ¿Cómo lo deben gestionar tanto el empleado como la empresa? Aquí les dejamos algunas interesantes recomendaciones.

Cristina Catalán
Pamplona - 16 marzo, 2020

La organización personal y de la empresa es clave para que el teletrabajo resulte productivo. (Foto: cedida)

Después de ‘coronavirus y ‘covid-19′, una de las palabras más escuchada estos días está siendo ‘teletrabajo’. Por primera vez, las autoridades aconsejan ponerlo en práctica para contener el contagio lo máximo posible, por responsabilidad social y sanitaria.

Quedarse en casa trabajando implica hacerlo con muchos factores alrededor que pueden despistarnos: escuchar de fondo la lavadora o el lavavajillas, los gritos de los niños, preparar la comida y estar pendiente de que no se nos queme o, simplemente, tener que ver la casa con mil titos esparcidos. En definitiva, son muchas las tentaciones para levantarse de la silla y comenzar a recoger, a ordenar… Claro, esos trastos también se quedan ahí cuando vas a trabajar, pero una vez cierras la puerta… ojos que no ven, corazón que no siente. 

Entonces, ¿podemos abstraernos de ese ambiente hogareño, pero también traicionero, para trabajar adecuadamente? Seamos realistas. En las oficinas también tenemos compañeros que distraen, que entran, que salen, que cuentan chascarrillos, que te piden una cosa o la otra… Pero en casa, organizarse es más vital si cabe. Y debemos aplicar unas pautas que nos faciliten el día a día. 

Este reportaje, redactado desde casa, es un claro ejemplo de que se puede ser productivo en las actuales circunstancias. Pero antes, hemos preguntado a varios expertos sobre cómo debemos actuar. Así que compartimos algunas de las recomendaciones que nos han dado.

CONSEJOS PARA EMPLEADOS

Desde Montaner & Asociados señalan a este medio que trabajar desde casa normalmente “es un momento de oportunidad, propicio para medir y desarrollar nuestras competencias: gestión del estrés, visión realista, gestión del tiempo y, sobre todo, buen humor”. Pero en el contexto actual, “no es el modelo de teletrabajo al uso”. Además de trabajar, “estamos sometidos a presión social, información permanente, ‘miedo a la pandemia’, estrés con toda la familia en casa, atención a hijos pequeños y mayores, recursos laborales más limitados, nos ha pillado de golpe, no ha habido posibilidad en algunos puestos de adecuar medios telemáticos…”.

Desde esta consultora, ofrecen diez tips o consejos cuyo objetivo principal es hacer del teletrabajo una oportunidad, con el fin de que estos días sean 100 % eficaces desde casa.

  1. Planifica bien tus tareas y las de tu equipo.
  2. Trasmite muy bien qué esperas de tu equipo cada día.
  3. Organiza las reuniones vía videoconferencia.
  4. Utiliza el chat corporativo, que es instantáneo, para comunicarte con tus compañeros/as.
  5. Cumple tu horario laboral como si estuvieras físicamente en la oficina. De esta manera, evitamos sensación de estar todo el rato conectados.
  6. Asegúrate de que conoces bien el uso de los servidores remotos corporativos de la empresa.
  7. Aprovecha para ponerte al día con tu correo electrónico.
  8. Invierte tiempo en investigar a la competencia y las tendencias del mercado.
  9. Mejora el conocimiento de los servicios de la empresa navegando por la web corporativa y su blog.
  10. Fórmate. Tienes a tu disposición muchos portales y plataformas con vídeos y material gratuito para adquirir nuevos conocimientos y habilidades.

CONSEJOS PARA EMPRESAS

Por otra parte, esta situación también es nueva para las empresas que están optando total o parcialmente por el teletrabajo. Desde ARPA Abogados Consultores, enumeran algunas sugerencias a tener en cuenta desde el punto de vista de la protección de datos y la seguridad de la información laboral y contractual.

En materia de seguridad y protección de datos:

1. Accesos remotos y videoconferencias

  • El Centro Criptológico Nacional, CCN-CERT, ha hecho pública la guía ‘Medidas de seguridad para acceso remoto’, en la que se dan pautas para desplegar un  sistema de teletrabajo.
  • Muchas organizaciones utilizarán más intensamente sistemas de colaboración o videoconferencia para comunicarse. “Las hay para todos los gustos como, por ejemplo, la solución Teams de Microsoft. Hay varios recursos para explicar y formar a los usuarios”, señalan en ARPA.

2. Relación con los trabajadores

  • Es recomendable trasladar las pautas de funcionamiento a los trabajadores en cuanto a seguridad.
  • En el caso de que se vayan a implantar mecanismos de supervisión y control de los dispositivos digitales, habrá que tener en cuenta la adecuada ponderación entre la intimidad de los trabajadores y el legítimo control empresarial.
  • Si se van a elaborar directorios de teléfonos particulares y ponerlos a disposición de toda la organización o incluso clientes, la empresa deberá obtener el consentimiento de los trabajadores al respecto.
3. Relación con proveedores:
  • Como muchos de estos servicios van a tratar datos de carácter personal, hay que elegir a un proveedor “con garantías al respecto”. Desde el punto de vista de la protección de la datos, “tendremos que suscribir los oportunos contratos de encargo de tratamiento personal”.

En materia mercantil:

La empresa deberá analizar si, como consecuencia de la situación existente, va a ser capaz de dar respuesta o no a todos los contratos que tenga con clientes, proveedores, etc. “En caso de que haya algún contrato que no podamos cumplir o, al menos, no totalmente, debemos estudiarlo.Y, por supuesto, no nos olvidemos nunca de recopilar y conservar las pruebas que acrediten que estamos involucrados en una causa de fuerza mayor”, apuntan.

Esta situación, además, puede provocar un incremento notable de ataques de suplantación de identidad por parte de hackers. “Para evitarlo, resulta recomendable establecer una serie de reglas para todo el personal que se vaya a encargar de hacer los pagos de la empresa, que deban tenerse en cuenta. Entre dichas reglas, debe destacar la necesidad de contar con autorización de un responsable que la empresa designe al efecto cuando concurran determinadas circunstancias”:

  • Cuando nos pidan que hagamos un pago que no responda a una operación habitual.
  • Cuando nos pidan que el pago se haga a una cuenta bancaria distinta a la habitual.
  • Cuando nos pidan hacer un pago desde una cuenta de correo electrónico distinta a la habitual.
  • Cuando nos pidan realizar un pago mediante una comunicación que contenga cualquier elemento que nos haga sospechar (tono o redacción del correo, características de la operación a la que se hace referencia, etc.)

En materia laboral:

Según recuerdan desde ARPA, el teletrabajo debe acordarse con la persona empleada. “Cuestión distinta es que, en la situación excepcional que estamos atravesando, el precepto merezca otra interpretación más flexible. Por tanto, se aconseja bien firmar un acuerdo con las personas trabajadoras o, al menos, la adhesión del trabajador o trabajadora a la medida de teletrabajo propuesta por la empresa, determinando la vigencia del acuerdo en función de la evolución de la crisis sanitaria”.

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