En 1998, Atecna empezó a trabajar con la antigua EHN (Energía Hidroeléctrica de Navarra), una relación que continuó cuando esta última fue adquirida por Acciona seis años después. Ya en 2011, tras más de una década creciendo en paralelo, la filial eólica del grupo acudió a la firma navarra de transformación digital y gestión documental con un nuevo reto entre manos: necesitaba externalizar los procesos relacionados con las facturas en su Departamento de Compras.
«En una empresa pequeña, es más fácil controlar el contacto con el proveedor, así como las condiciones del servicio o el producto adquirido y su pago. Pero en una pyme de tamaño medio, en una gran compañía o en una multinacional, a ese proceso se añaden muchas más dificultades. Por ejemplo, el carácter internacional de las operaciones. Dada nuestra especialización en gestión de datos, fue sencillo hacernos cargo de estos procesos en Acciona Windpower cuando aún no se había fusionado con Nordex», relata a Navarra Capital el gerente de Atecna, Gorka Lacunza.
Susana Ancho: «Hemos crecido para asumir los procesos administrativos de departamentos como Finanzas, Logística, Calidad o RRHH. Empleamos a personas de once países, que hablan doce idiomas»
De esta forma, la firma navarra se adentró en los servicios Business Process Outsourcing (BPO), un sector que entonces se encontraba en plena expansión. Según los últimos datos del Observatorio Sectorial DBK de Informa, dicho mercado pasó de facturar 965 millones de euros a nivel nacional en 2008 a 2.200 millones en 2020 (+127 %). Y esa tendencia tiene visos de continuar.
«La mayor importancia de la digitalización de las empresas y la implantación de herramientas relacionadas con la robotización o los sistemas cloud impulsarán la externalización de procesos», valoró la consultora.
En esta línea, el servicio de Atecna, firma que este año celebra su vigesimoquinto aniversario, se ha desarrollado de forma «constante y progresiva». Cuando empezó, la empresa contaba con una persona para atender a su primer cliente, pero la cifra fue en ascenso hasta llegar a los once profesionales en 2017. Desde entonces, esta línea de negocio ha quintuplicado su equipo, conformado ahora por 55 personas, y ya factura un 500 % más.
Susana Ancho, una de los tres responsables de Equipo BPO, se incorporó a Atecna en 2019. Y, en ese tiempo, ha constatado la excelente acogida de este servicio. «Hemos crecido para asumir los procesos administrativos de distintos departamentos como Finanzas, Logística, Calidad o Recursos Humanos. Para atender las demandas de nuestros clientes, empleamos a personas de once países y que hablan doce idiomas. Esta multiculturalidad, añadida a la estabilidad y la multidisciplinariedad de nuestra plantilla, son grandes valores añadidos en el mercado», incide Ancho.
En 2025, Atecna prevé que su plantilla esté compuesta por un total de cien personas.
De hecho, la firma gestiona más de 220.000 facturas y solicitudes de compra al año procedentes de diez países, para las que lleva a cabo distintos tipos de tareas administrativas: logística (gestión de facturas), calidad (gestión documental), solicitudes de compra (Purchase Request), cuentas a pagar (Account Payable), soporte a proveedores (Supplier Support), maestro de proveedores y clientes (Master Data), cuentas a cobrar (Account Receivable), tesorería (Cash & Bank), contabilidad y Recursos Humanos.
En este sentido, su cartera está compuesta por empresas como Nordex, Viscofan, la Clínica Universidad de Navarra, Florette, Ultracongelados Virto, CIE Automotive, Grúas Jaso, GAM, Caja Rural de Navarra o Siemens Gamesa, entre muchas otras. «Esta última lanzó un concurso para la gestión de todas las facturas de proveedores durante tres años y lo ganamos. En la actualidad, llevamos seis años colaborando», agrega Lacunza con orgullo.
EL SERVICIO, AL DETALLE
La transformación digital ha provocado que las empresas busquen formas de optimizar la trastienda de sus negocios. Un aspecto que la jerga bautizó como backoffice. En este sentido, el objetivo de los servicios BPO es encargarse de esas labores que son «muy delicadas y fundamentales» para el buen funcionamiento de la compañía, pero no aportan valor a su actividad principal.
Gorka Lacunza: «Nuestro conocimiento en gestión documental permite que la empresa pueda dedicarse al análisis de datos o a mejorar sus productos y servicios»
«Nuestro conocimiento en gestión documental permite que seamos concienzudos y minuciosos en nuestro trabajo para que la empresa pueda tener la mente más liberada y dedicarse al análisis de datos o a mejorar sus productos y servicios», señala el gerente de la firma.
Por eso, el Equipo BPO se encarga en primer lugar de analizar los procesos de la empresa para determinar «qué hay que digitalizar y qué no, qué hay que eliminar y qué se puede mejorar», añade Ancho: «Para ello, conjugamos nuestros profesionales con tecnología propia y de terceros. En este último aspecto, desarrollamos bots que llevan a cabo las tareas repetitivas en un entorno RPA (Robotic Process Automation). Y somos especialistas en sistemas de gestión de SAP, Microsoft, Spyro, Oracle… Nuestra aproximación es flexible porque se trata de adaptar la tecnología al caso de cada empresa, y no al revés».
Susana Ancho y Gorka Lacunza destacan el gran crecimiento que ha experimentado su servicio BPO.
Un ejemplo de ello es el caso de una empresa que acudió hace cinco años a Atecna para afrontar su digitalización. El análisis identificó que la firma seguía gestionando el rechazo de facturas por correo ordinario. «Ahí vimos un claro punto de mejora. Decidimos aplicar al proceso un bot que identifica si la factura no es correcta y en qué falla. Y como tenemos el motivo, la factura digitalizada y el correo del proveedor, configuramos un proceso automático para que, en el momento en que se rechaza, le llegue el motivo por correo electrónico», ejemplifica la responsable de Equipo BPO.
Así mismo, Atecna también es capaz de reducir «a la mitad» el backlog (aquellas facturas pendientes de resolver en las empresas) o de garantizar un periodo de registro de facturas «menor a 24 horas». «Todo ello pretende optimizar los costes estructurales, aumentar la productividad de los equipos, ahorrar tiempo, reducir riesgos y ganar en eficiencia», concluye Ancho.
PREPARADOS PARA EL FUTURO
El pasado mes de septiembre, el Congreso de los Diputados aprobó de forma definitiva la Ley de Creación y Crecimiento Empresas (Crea y Crece), dirigida a facilitar la creación de empresas, reducir obstáculos regulatorios, luchar contra la morosidad e impulsar su crecimiento y expansión. Se trata de un nuevo marco regulatorio que implicará grandes cambios en la gestión de los procesos de negocio.
«Esta nueva ley modificará totalmente la forma en que facturarán las empresas a partir de 2024. Por eso, ya tenemos las herramientas para hacer frente a este cambio tan importante a falta de que se implemente la nueva norma. Hasta ahora, hemos presentado nuestra propuesta de adaptación a varias empresas y ha tenido muy buena aceptación», celebra Lacunza. Todo ello impulsará el plan de expansión de Atecna, una estrategia que prevé aumentar la plantilla hasta las cien personas en 2025.
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