El fraude, la evasión fiscal y los errores de cálculo provocaron que la Unión Europea perdiese uno de cada diez euros recaudados por el IVA en 2019, el último ejercicio con datos no viciados por los efectos de la pandemia. Así, el Viejo Continente dejó de ingresar aquel año unos 134.000 millones de euros y España, unos 5.840 millones. Por otro lado, Iberinform y Crédito y Caución alertaron en 2022 de que el 73,3 % de los negocios cobraron sus facturas con retraso. La situación, agravada por la crisis sanitaria, fue provocada también por atrasos intencionados (en un 51 % de los casos), la complejidad del procedimiento de pagos (un 16 %) o la emisión de facturas incorrectas (un 8 %), entre otras causas.
Todos estos factores obstaculizan la actividad diaria de los negocios en un contexto en el que resulta más acuciante que nunca dinamizar la economía. Con ese espíritu, el Congreso de los Diputados aprobó el pasado mes de noviembre la Ley de Creación y Crecimiento Empresas (Crea y Crece), una de las principales reformas del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia. La normativa obligará a las empresas B2B a implantar la factura electrónica, una herramienta que se ha convertido en punta de lanza en la lucha contra el fraude y la morosidad en el tejido empresarial y público.
«Muchas compañías están mostrando su interés por la Plataforma VIP, que ya está preparada para cumplir con los requerimientos de la Ley Crea y Crece»
Pero los datos parecen indicar que, más allá de la futura obligatoriedad, este tipo de facturación se ha vuelto tendencia. De hecho, su uso creció en 2022 un 32 % hasta alcanzar las 339,98 millones de facturas. Esto supuso un ahorro de «1,4 millones de horas, así como de 2.638 millones de euros en labores de gestión», según datos de Seres España. «Un gran número de compañías, particularmente en la Comunidad foral, ya ha dado el paso y lleva muchos años con la factura electrónica», añade Jaime Urtasun, responsable del Departamento Comercial y de Marketing en Atecna.
Esta forma de facturar también ha espoleado el uso de otra tecnología innovadora: las plataformas para el intercambio de facturas. Por eso, cuando la Administración pública la implantó en sus procesos, la firma navarra especializada en la gestión y digitalización documental ideó un nuevo proyecto para ayudar a las empresas en este cambio tecnológico y cultural. Así nació la Plataforma VIP, que automatiza el intercambio de facturas y documentación relacionada entre clientes y proveedores.
«Llevamos trabajando con ella aproximadamente seis años. Y empresas de diferentes sectores y tamaños ya la utilizan como un canal más en sus procesos. Con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece, muchas compañías están mostrando su interés por este servicio que ya está preparado para cumplir con los requerimientos de la norma y conectarse con otras plataformas», incide Urtasun.
LA PLATAFORMA
La Plataforma VIP automatiza el proceso desde el envío de la factura por parte del proveedor hasta la integración en el ERP de la compañía. «Tiene una interfaz sencilla de utilizar, centraliza toda la información en un único lugar, controla de forma precisa el estado de cada documento y se conecta con el resto de plataformas españolas, internacionales, públicas y privadas», detalla Urtasun. Entre sus funcionalidades, permite el acceso a facturas a lo largo de cinco años, realiza copias de seguridad e integra la firma electrónica.
En concreto, el cuadro de mando de la plataforma proporciona un dashboard con información en tiempo real. Así, muestra el total de empresas activas (proveedores y clientes), el número de documentos subidos, el importe total de los documentos, la evolución del volumen de facturas o el ranking de proveedores. Además, facilita la búsqueda de documentos con la ayuda de filtros como el nombre de la sociedad, la tipología del documento, el estado de facturas y el rango de fechas.
La Plataforma VIP muestra en tiempo real el total de empresas activas, el número e importe total de documentos subidos, la evolución del volumen de facturas y un ranking de proveedores
Dentro de las facturas electrónicas, existen dos tipos fundamentales: la no estructurada, basada en un documento como los papeles escaneados o en formato PDF, y la estructurada, que contiene datos y puede ser generada automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor. «Con la nueva normativa, las empresas tendrán la obligación de emitir, remitir y enviar las facturas en este segundo formato», incide Urtasun.
En este sentido, la plataforma de Atecna tiene la capacidad de convertirlas a cualquiera de los formatos requeridos por cada entidad, y hacer lo propio con las que ingresan para que sean compatibles con el sistema de gestión de la propia empresa. De la misma forma, facilita un canal de comunicación con el proveedor que «garantiza la trazabilidad de las facturas» y su coste se adapta con una «tasación flexible» a cada caso: «El servicio es de pago por uso, así que permite que firmas con pocas facturas paguen poco y empresas con más volumen se beneficien de una economía de escala».
LOS RETOS DE LA NUEVA LEY
El responsable del Departamento Comercial y de Marketing en Atecna, que ha participado en encuentros con empresas para divulgar sobre la nueva norma, ha constatado algunas preocupaciones del tejido empresarial navarro como «la facturación en el extranjero o la diversidad de formatos». Por eso, recuerda que la Plataforma VIP ya está preparada para afrontar este tipo de necesidades. Así mismo, añade que eleva «la agilidad» de los procesos de compra.
El navarro Jaime Urtasun lidera el Departamento Comercial y de Marketing en la firma Atecna.
A falta del desarrollo normativo de la Ley Crea y Crece, se prevé que las compañías con una facturación mayor a los 8 millones deberán implantar la factura electrónica en un año, y aquellas cuya facturación se sitúe por debajo de ese monto harán lo propio en dos. Estos plazos y las sanciones contempladas por la norma despertaron la preocupación de Cepyme, que criticó la imposición de «nuevas cargas» a las pymes y advirtió sobre «las limitaciones digitales de las empresas de reducido tamaño».
«No sabemos cuándo va a ser la publicación de ese desarrollo. Pero cuando suceda, las compañías que facturen menos de 8 millones tendrán dos años para adaptarse, tiempo que consideramos más que suficiente. La implantación de un sistema de este tipo puede durar como mucho tres meses. Además, las formaciones son muy básicas y duran pocas horas», remata Urtasun, quien también recuerda la importancia de «contar con un buen proveedor de servicios documentales que acompañe a las firmas en este cambio cultural».
